Citavi

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19. Oktober 2020

Citavi: Ein Tool zur Literaturverwaltung
Der Workflow von Citavi: Recherchieren: Innerhalb von Citavi kann direkt nach Literatur gesucht werden. Alternativ ist der Import von Referenzen in BibTeX oder RIS möglich. Ein “Picker-Plugin” (Browser-Erweiterung, die dazu dient, bibliografische Angaben von einer Webseite direkt zu Citavi zu übertragen) kann im Browser installiert werden. Interface: Bibliografie, Buchauswahl und Textfeld für Exzerpte und Notizen. Output: Einzelreferenzen in korrekter Zitierform können in die Zwischenablage kopiert oder direkt in ein Microsoft-Word-Dokument überführt werden. Das Gleiche gilt für ganze Bibliografien.

Systemanforderungen: Das Tool ist für Windows optimiert. Eine Webversion (Citavi Web) mit Add-Ins für Google Docs und Word Online ist seit einiger Zeit in Entwicklung, über ein genaues Veröffentlichungsdatum werden jedoch keine Angaben gemacht. Der aktuelle Stand der Entwicklung kann derzeit getestet, aber nicht produktiv genutzt werden.
Stand der Entwicklung: Die aktuelle Version (Citavi 6.4) stammt aus dem Jahr 2020. Die Funktionalitäten werden kontinuierlich weiterentwickelt.
Herausgeber: Citavi wird von der Swiss Academic Software GmbH unter dem Namen „Swiss Academic Software und Citavi“ betrieben und weiterentwickelt. Das Vorläuferprogramm Literat wurde an der Universität Düsseldorf in den 90er Jahren von Hartmut Steuber, Jörg Pasch und Peter Meurer entwickelt.
Lizenz: Lizensierung in drei Gruppen: Das funktional eingeschränkte Citavi Free ist allen Nutzer*innen kostenfrei zugänglich, Citavi for Windows ist eine kostenpflichtige Version, für die Hochschullizenzen angeboten werden, Citavi for DBServer ist Unternehmen und Organisationen zugänglich, die Preise variieren.
Weblink: http://citavi.com/
Im- und Export: Import bibliographischer Daten einzelner Texte in den Formaten BiBTeX, RIS und EndNote, Import von Literaturverzeichnissen in CSV, XLS, CALC, Access, DOCX und PDF, Import von Volltexten in PDF; Export von Referenzen in denselben Formaten oder in einem Citavi-eigenen Format und per Kopieren in die Zwischenablage zum Einfügen in Dokumente.

1. Für welche Fragestellungen kann Citavi eingesetzt werden?

Citavi erleichtert Ihnen die Literaturverwaltung. Sie können mit diesem Tool Bibliografien zu jedem Thema und jeder Forschungsfrage anlegen. Sie können mit Citavi außerdem Literatur recherchieren und in einer Liste zusammenstellen. Auch das Anlegen buchspezifischer Notizen ist möglich. Die benutzerfreundliche Oberfläche erleichtert viele Aspekte des → digitalen Bibliografierens.

2. Welche Funktionalitäten bietet Citavi und wie zuverlässig ist das Tool?

Funktion: 

  • Durchsuchen von Datenbanken und Bibliothekskatalogen und Abspeichern von Erkenntnissen im eigenen Citavi-Projekt
  • Literaturhinweise mit dem Citavi Picker speichern und als PDF in Citavi hinterlegen
  • Sammeln und Speichern von PDF-Volltexten an einem Ablageort
  • Annotieren in PDFs und automatisierte Übernahme von Zitaten und Anlage von Referenzen
  • Exzerpte erstellen
  • Zuordnen von Zitaten, Ideen und Titeln zu einer Gliederung
  • Zusammenstellen von Dokumentationen und kommentierten Bibliographien
  • Word-Add-In ermöglicht beim Schreiben den direkten Zugang und das Hinzufügen von Zitaten, Texten und Referenzen
  • Unterstützung von über 9000 Zitationsstilen, die Citavi als Nachweise in Text, Fußnoten oder Literaturverzeichnis formatiert
  • Kooperatives Arbeiten zu zweit oder in größeren Gruppen
  • Dezentrales Arbeiten durch das Abspeichern eigener Projekte in einem lokalen Netzwerk, auf einem SQL-Server oder in einer Cloud
  • Notieren von Terminen und Projektaufgaben, Planung von Literaturbeschaffung, Speichern wichtiger Suchabfragen und das Abonnieren von RSS-Feeds, um Neuerscheinungen in Citavi zu übertragen

Zuverlässigkeit: Das Tool läuft sehr zuverlässig.

3. Ist Citavi für DH-Einsteiger*innen geeignet?

Checkliste √ / teilweise / –
Methodische Nähe zur traditionellen Literaturwissenschaft
Grafische Benutzeroberfläche
Intuitive Bedienbarkeit teilweise
Leichter Einstieg teilweise
Handbuch vorhanden
Handbuch aktuell
Tutorials vorhanden
Erklärung von Fachbegriffen
Gibt es eine gute Nutzerbetreuung?

Citavi ist ein sehr komplexes Tool, das viele Funktionalitäten der Wissensorganisation miteinander verbindet. Dadurch wird die Benutzeroberfläche sehr voll und teilweise unübersichtlich. Manche Funktionen sind über die grafische Benutzeroberfläche erreichbar, manche sind in der Menüstruktur verankert. Der Einstieg ist darum für wenig technikaffine Nutzer*innen nicht so leicht und die Bedienung ist nicht immer intuitiv.

Die Nutzerbetreuung wird über Beratungsmöglichkeiten für Hochschulen, Unternehmen, Behörden und Non-Profit-Organisationen und frei zugänglich über ein Forum betrieben.

4. Wie etabliert ist Citavi in den (Literatur-)Wissenschaften?

Citavi ist vor allem durch die Vergabe der Hochschullizenzen ein in den Literaturwissenschaften gut etabliertes Tool. Die Nutzung wird an einigen Hochschulen schon während des Studiums empfohlen. Da es nicht üblich ist, bibliografische Software in Publikationen zu referenzieren, kann hier keine Aussage darüber gemacht werden, wie verbreitet die Nutzung unter geisteswissenschaftlich Forschenden tatsächlich ist.

5. Unterstützt Citavi kollaboratives Arbeiten?

Ja, es kann kollaborativ gearbeitet werden.

6. Sind meine Daten bei Citavi sicher?

Teilweise. Daten werden zumindest teilweise auch in der Schweiz verarbeitet, die auf Grundlage von Art. 45 DSGVO von der EU-Kommission als angemessen bezüglich des Datenschutzniveaus beurteilt wurde. Es werden jedoch auch Daten auf Servern in Amsterdam und Dublin gespeichert.

Um zu gegebenen Anlässen die eigene E-Mail-Adresse zu bestätigen, wird der Dienst SendGrid genutzt, dessen gleichnamige Firma ihren Sitz und Server in den USA hat. Daher werden E-Mail-Adressen auch auf dortige Server übertragen. Die Swiss Academic Software GmbH hat mit SendGrid die EU-Standardvertragsklauseln zur Datenverarbeitung abgeschlossen, die per E-Mail von service@citavi.com angefordert werden können.

Personenbezogene Daten:

Daten, die bei der Registrierung, beim Kauf oder bei der Anforderung einer Campuslizenz übermittelt werden, werden in einer Kundendatenbank gespeichert, die von Microsoft auf Servern in Amsterdam und Dublin betrieben wird.

Je nach Anlass kann ein Citavi-Account mit folgenden Daten erstellt werden:

  • E-Mail-Adresse und Passwort,
  • Anmeldung bei eigenem Facebook-, Google- oder Microsoft-Account,
  • Anmeldung bei eigenem Hochschul-Account (Shibboleth-Anmeldung).

Falls im Zuge der Anmeldung noch nicht geschehen, werden E-Mail-Adresse und Name abgefragt.

Wenn die Anmeldung über einen Hochschul-Account stattfindet, werden regelmäßig folgende Informationen an Citavi übermittelt:

  • E-Mail-Adresse,
  • Nutzer*innengruppe (Studierende, Mitarbeiter*innen),
  • Dauerhafte ID, die für die Shibboleth-Nutzung vergeben wurde.

Die Swiss Academic Software GmbH versichert, die Anforderungen des „GÉANT Data Protection Code of Conduct“ zu erfüllen.

Die Daten des eigenen Accounts werden für die Dauer der Nutzung gespeichert. Nach Ablauf eines Jahres ohne Anmeldung im Citavi-Account werden die Nutzer*innen per E-Mail kontaktiert. Wenn daraufhin keine Aktivierung des Accounts erfolgt, werden der Citavi-Account und alle Cloud-Projekte des Accounts gelöscht.

Urheberrechtlich geschützte Daten:

Die hochgeladenen Daten können an folgenden Orten gespeichert werden:

  • Lokale Festplatte oder lokales Netzwerk,
  • SQL-Datenbank,
  • Citavi-Cloud-Speicher.

Wenn die Projektdaten auf einer lokalen Festplatte, einem lokalen Netzwerk oder in einer SQL-Datenbank gespeichert werden, kann Citavi nicht auf diese Daten zugreifen. Daten, die in der Citavi-Cloud gespeichert werden, werden in Rechenzentren von Microsoft in Nord-, West- und Mitteleuropa gespeichert.

Bei einer Verbindung zum Recherche-Server werden inhaltliche Daten nur so weit übermittelt, wie es für die Recherche notwendig ist, also beispielsweise ISBN oder DOI.

7. Nachweise und weiterführende Literatur